Status del processo di fatturazione elettronica

La trasmissione delle fatture elettroniche è da considerarsi un processo composto da una serie di messaggi, fatti da files definiti flussi,  scambiati fra:

1. Il fornitore, definito cedente/prestatore, che emette la fattura
2. Il sistema di interscambio (Sdi) dell’agenzia delle entrate, che riceve la fattura
3. Il cliente, definito cessionario/committente, che riceve la fattura dal Sdi

Lo scambio di messaggi, di cui il primo il flusso fattura trasmesso, si concluderà con almeno un messaggio di risposta recapitato dal Sdi direttamente al fornitore. In base all’ultimo messaggio ricevuto si determina lo Status del processo di fatturazione, elenchiamo qui di seguito i vari status possibili e le azioni da compiere:

• “In Trasmissione” Indica che il fornitore ha trasmesso la fattura al Sdi.
  • Azioni da compiere: nessuna, bisogna attendere il primo messaggio da parte del Sdi
• “Scartata” Indica che la fattura è stata scartata dal Sdi poichè ritenuta formalmente non valida.
  • Azioni da compiere: aprire il documento collegato, le motivazioni dello scarto sono spiegate dettagliatamente dal messaggio di notifica di scarto inviato dal Sdi (potrebbe trattarsi ad esempio di una partita iva errata). Provvedere alla correzione del motivo di scarto e ritrasmettere la fattura entro 5 giorni.
• “Consegnata” Indica che la fattura è stata regolarmente consegnata al Sdi, ma che questi non è riuscita a inoltrarla al cliente. Il motivo è dettagliato nel relativo messaggio di ‘Ricevuta di impossibilità di recapito’ che il Sdi ci ha trasmesso.
  • Azioni da compiere: avvisare il cliente che la fattura è stata regolarmente trasmessa e consegnata nel Sdi, ma che non gli è stata inoltrata per i motivi spiegati nel messaggio. Il cliente in questo caso può scaricare il documento direttamente dal proprio portale di fatture e corrispettivi.
• “Inoltrata” Indica che la fattura è stata regolarmente consegnata al Sdi e che questi ha anche inoltrato il documento al cliente ai recapiti specificati nel documento (pec o codice destinatario) o specificati dal cliente se questi ha attivato l’inoltro automatico sul suo portale di fatture e corrispettivi.
  • Azioni da compiere: nessuna, il processo di fatturazione si è concluso regolarmente.
• “Accettata” Indica che la fattura è stata regolarmente consegnata al Sdi, che questi ha inoltrato il documento al cliente e che infine il cliente ha accettato il documento inviandoci un messaggio di ‘esito committente’. L’accettazione da parte del cliente è prevista se questi è una pubblica amministrazione, pertanto si tratta di una fattura PA.
  • Azioni da compiere: nessuna, il processo di fatturazione si è concluso regolarmente.
• “Rifiutata” Indica che la fattura è stata regolarmente consegnata al Sdi, che questi ha anche inoltrato il documento al cliente ma che infine il cliente ha rifiutato il documento. Il rifiuto da parte del cliente è previsto se questi è una pubblica amministrazione, le motivazioni del rifiuto sono specificate nel messaggio ‘esito committente’ inviatoci dal cliente.
  • Azioni da compiere: aprire il messaggio di esito committente e verificare le motivazioni del rifiuto, agire quindi di conseguenza apportando le modifiche necessarie, ritrasmettere infine il documento.
• “Ricevuta” Indica che la fattura è stata ricevuta dal Sdi, si tratta in tal caso di una fattura di acquisto.
  • Azioni da compiere: se non ancora provveduto l’utente può importare la fattura fra i documenti di azimut.
• “Trasmessa” Indica che la fattura è stata trasmessa al Sdi. Attenzione questo status è gestito solo per le fatture trasmesse dall’utente senza utilizzare il canale telematico fatture. Non è possibile in questo caso conoscere automaticamente gli esiti di conclusione del processo.
  • Azioni da compiere: l’utente che trasmette la fattura con altri canali dovrà di conseguenza organizzarsi diversamente per gestire gli status di trasmissione delle proprie fatture.
• “Processo Sospeso” Indica che il processo di trasmissione è stato sospeso dall’utente, operazione eseguibile dalla scheda processo al menù [funzioni]. In tal caso la trasmissione non sarà presa in considerazione nei controlli, ad esempio se la fattura è scartata o rifiutata non sarà più proposta fra quelle da ritrasmettere. Per ripristinare lo status del processo è sufficiente lanciare la funzione [aggiorna] dalla scheda del processo.