In base alle linee guida specificate sulla Determinazione Direttoriale 138764/RU, pubblicata da Adm il 10/05/2020, In merito all’emissione di E-DAS si chiede di storicizzare i dettagli della comunicazione fra lo speditore e il trasportatore.
L’archiviazione storica dei dettagli di questa comunicazione si rende necessaria nei seguenti scenari:
Scenario 1: Consegna del e-DAS al trasportatore prima della partenza
Una volta trasmesso il das, e ricevuto esito positivo da Adm con allegato il documento in formato PDF con glifo, lo speditore consegna al trasportatore una copia stampata dello stesso al trasportatore, comunicando gli estremi del trasporto.
Riferimenti nella DD 138764/RU:
- Articolo 5, comma 5:
“A seguito della convalida dell’e-DAS da parte di ADM, lo speditore comunica l’e-DAS all’incaricato del trasporto e ne fornisce una copia stampata. L’invio della relativa comunicazione è storicizzata nel sistema elettronico dello speditore.”
Scenario 2: Variazione dei dettagli di Trasporto
Durante il trasporto del prodotto, qualora si verificassero delle circostanze che richiedono la modifica delle condizioni riportate nel DAS originale, il trasportatore comunica allo speditore le variazioni necessarie. Ricevuta la comunicazione dal trasportatore, lo speditore provvede a trasmettere ad Adm un Cambio di Destinazione (DE813). Una volta trasmesso e accettato il cambio di destinazione lo speditore comunica al trasportatore l’avvenuta convalida delle modifiche di trasporto, a quel punto il trasportatore può proseguire con il viaggio.
Si prevedono quindi in questo scenario due comunicazioni:
- Il Trasportatore comunica allo Speditore, le informazioni sul cambio di destinazione da attuare, dettagliando circostanze e motivazioni.
- Lo Speditore comunica al Trasportatore, la convalida sui dettagli del cambio di destinazione, affinchè possa riprendere il trasporto.
Riferimenti nella DD 138764/RU:
- Articolo 7, comma 2:
“Qualora durante il trasporto si verifichino circostanze eccezionali che comportino il superamento della durata per esso prevista, lo speditore è tenuto a fornirne immediata comunicazione,tramite il sistema informativo,all’Ufficio delle Dogane competente sul deposito mittente, indicando le ore necessarie per ultimare la circolazione. Il trasporto del prodotto può proseguire una volta che la predetta comunicazione sia stata ricevuta dal predetto Ufficio delle Dogane e sia stata inoltrata dallo speditore all’incaricato del trasporto.” - Articolo 8, comma 4:
“In caso di superamento della durata prevista per il trasporto, l’incaricato del trasporto è tenuto ad informare lo speditore per l’assolvimento degli obblighi di cui all’articolo 7, comma 2.” - Articolo 8, comma 6:
“L’incaricato del trasporto è tenuto a comunicare allo speditore qualsiasi informazione supplementare relativa al trasporto, compresa ogni variazione riguardante la destinazione, il mezzo ed il vettore nonché il nuovo incaricato di cui al comma 5.” - Articolo 11, comma 3 (Cambio di destinazione dell’intera partita di prodotto):
“Lo speditore è tenuto a comunicare all’incaricato del trasporto i dati di cui al comma 1. In tale evenienza, l’invio della comunicazione è storicizzata nel sistema elettronico dello speditore.” - Articolo 12, comma 2 (Cambio di destinazione di una frazione di partita del prodotto):
“In tale evenienza,l’incaricato del trasporto comunica allo speditore la quantità e qualità del prodotto effettivamente scaricato presso il destinatario originario, ferme restando le altre disposizioni di cui all’articolo 15, comma 6,del D.M.210/96.”
Dettagli della comunicazione
La comunicazione viene storicizzata in Azimut considerando le seguenti informazioni:
- Data e Ora in cui la comunicazione è avvenuta
- Tipo di comunicazione, descrive il canale utilizzato da speditore e trasportatore nella comunicazione, vengono considerati i seguenti tipi:
- diretta, quando la comunicazione avviene dal vivo, di persona, ad esempio nello scenario di consegna del das prima della partenza
- telefonica, tramite una telefonata
- sms, tramite la trasmissione di un messaggio con i sistemi telematici a disposizione del trasportatore e dello speditore
- email, tramite l’invio di una email
- chat, tramite canale chat, come ad esempio whatsapp© o telegram©
- Mittente della comunicazione, il mittente può essere lo speditore o il trasportatore
- Recapito del mittente, necessario sempre ad eccezione della comunicazione di tipo ‘diretta’
- Destinatario della comunicazione, il destinatario può essere lo speditore o il trasportatore
- Recapito del destinatario, necessario sempre ad eccezione della comunicazione di tipo ‘diretta’
- Titolo, con una riga di sintesi sul contenuto della comunicazione
- Testo, con il contenuto della comunicazione
- Motivazioni, utilizzate quando necessario, per giustificare le variazioni alle condizioni di trasporto
- Trasportatore, con i dettagli del trasportatore (Nome, Cognome, Codice Fiscale)
Automatismi
Al fine di agevolare l’utente nella storicizzazione, evitando il più possibile l’inserimento di dati ripetitivi, sono stati introdotti in Azimut degli automatismi che provvedono a pre-compilare le comunicazioni. Gli automatismi si attivano nei seguenti casi:
- Nuova trasmissione DAS. Non appena trasmesso il Draft das per la partenza merce, alla ricezione dell’esito positivo con allegato il documento PDF con glifo, Azimut provvede a creare una nuova comunicazione, proponendo al suo interno i dettagli estrapolati dal das in questione.
- Proposta di cambio destinazione. Questa circostanza si verifica quando lo speditore compila un nuovo cambio di destinazione. Non appena il nuovo cambio destinazione viene completato, Azimut provvede a chiedere se il cambio è avvenuto a seguito di una comunicazione fatta dal trasportatore. In caso positivo provvede a creare una scheda della comunicazione, ponendo al suo interno i dettagli delle variazioni estrapolati dal cambio di destinazione compilato, chiedendone inoltre eventuali motivazioni date dal trasportatore.
- Convalida del cambio di destinazione. Non appena trasmesso il cambio di destinazione, alla ricezione dell’esito positivo da Adm, Azimut provvede a creare una nuova comunicazione verso il trasportatore, con la convalida da parte di Adm delle variazioni previste.
Le comunicazioni generate e storicizzate da Azimut vengono proposte all’utente, che può confermarle o procedere ad eventuali rettifiche al fine di correggere o integrare altre informazioni.
Il tipo di comunicazione e i recapiti del trasportatore, vengono proposti ripetendo l’ultima scelta effettuata nelle precedenti comunicazioni già storicizzate. In assenza di precedenti comunicazioni tipo e recapiti della nuova comunicazione saranno richiesti all’utente. I recapiti dello speditore vengono prelevati dalla licenza, per quanto riguarda il recapito del trasportatore (numero telefonico o email a seconda del tipo di comunicazione) alla prima comunicazione questi sarà reperito dalla sua scheda anagrafica, se presente, in caso contrario sarà richiesto all’utente e reso disponibile per le prossime comunicazioni.