La firma digitale rappresenta uno strumento utilissimo e ormai irrinunciabile per le aziende ma spesso anche per i privati.
Il procedimento informatico alla base del funzionamento della firma digitale è piuttosto complesso e si basa su strumenti crittografici: possiamo semplificare dicendo che per le sue caratteristiche la firma digitale rappresenta l’impronta digitale del soggetto ed ha lo stesso valore della firma autografa.
Si tratta del tipo di firma elettronica più avanzata e quindi con il massimo valore legale, associata ad un solo soggetto ed il suo utilizzo garantisce autenticità, integrità, affidabilità e validità legale al documento, o ai gruppi di documenti, su cui viene apposta.
Pertanto applicare la propria firma digitale su un documento assicura che dal momento della sottoscrizione, quel documento non è stato modificato, che il sottoscrittore ha chiaro il contenuto del documento e che non può disconoscerlo (non ripudio)
Per utilizzare la firma digitale è necessario disporre di un software di firma e di un PIN: tramite una sequenza di operazioni informatiche al documento verranno apposte una serie di ‘chiavi’ ed ogni serie di chiavi sarà diversa per ciascun documento firmato.
Chi riceve il documento potrà poi verificare la validità della firma digitale e ciò sarà possibile anche questa volta attraverso una catena di operazioni informatiche che andranno a esaminare il file di firma per garantire che l’impronta sul documento sia autentica.
Firma digitale e firma remota
Per firmare digitalmente un documento, è necessario essere in possesso di una smart card con relativo lettore da collegare al pc oppure di una chiavetta usb, rilasciati da provider certificati. In entrambi i casi, i dispositivi contengono il certificato di firma digitale.
Altra opzione disponibile, per chi non volesse utilizzare questi dispositivi fisici, è l’utilizzo della firma digitale remota che ha le stesse caratteristiche della precedente ma sfrutta dei sistemi di firma virtuali accessibili attraverso delle password temporanee che il soggetto firmatario può ricevere su app o smartphone.
Per ottenere la firma digitale è necessario rivolgersi a uno degli enti certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) il cui elenco aggiornato è disponibile al seguente link
Quando è necessario firmare digitalmente un documento
In alcuni casi la firma digitale risulta obbligatoria, vediamo qualche esempio:
- fattura elettronica verso la pubblica amministrazione
- DAS elettronico
- redazione di bilanci e atti societari
- invio di pratiche al Registro delle Imprese
- alcune procedure con la PA come partecipazione a concorsi pubblici e richieste di finanziamenti
Esempio di applicazione della firma
Il software gestionale Azimut ad esempio utilizza il certificato caricato dall’operatore per apporre automaticamente la firma digitale sui messaggi in trasmissione relativi ai das elettronici. Il tipo di firma, operato su files in formato XML, segue lo standard XADES-BES, previsto dall’Adm.
Nel video a seguire viene mostrato come impostare la propria firma digitale nel nostro gestionale Azimut.
