Dal 1°luglio, data di debutto della fattura elettronica obbligatoria per il settore carburanti e dei subappalti con la PA, sono passati tre mesi e numerose aziende hanno intrapreso il passaggio dal “cartaceo all’elettronico”.
In vista dell’obbligo di fatturazione elettronica che investirà tutte le aziende dal prossimo primo gennaio, è utile prepararsi per affrontare senza timore il nuovo adempimento.
In questo articolo capiremo in cosa consiste il processo di fatturazione elettronica, qual è il ruolo del Sistema di Interscambio e cosa accade durante “il viaggio” della fattura elettronica.
Il Sistema di Interscambio (SdI)
Chi ha tra i propri clienti delle Pubbliche Amministrazioni ha già avuto “contatti”, magari senza rendersene conto, con il Sistema di Interscambio.
Il Sistema di Interscambio (abbreviato: SdI) è il sistema informatico messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate in collaborazione con Sogei attraverso cui transitano i documenti in formato elettronico (xml). Qui i documenti informatici vengono controllati e se rispondono a determinate caratteristiche tecniche (controllo formale), vengono recapitati ai destinatari.
Il SdI quindi una volta ricevuto il documento elettronico, invia al fornitore una “notifica” per informarlo sull’andamento del processo di spedizione.
Si tratta quindi di un vero e proprio “postino informatico” che riceve i documenti elettronici, controlla che all’interno ci siano tutti i dati necessari e li consegna al destinatario. Contemporaneamente comunica al mittente se il documento è stato consegnato o meno.
IL PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA
Diciamo subito che lo scarto di una fattura da parte del SdI equivale a non aver emesso il documento ma..niente paura!
In questo caso infatti, la fattura contiene un errore formale (e non di contenuto) che non le permette di superare il controllo preliminare del SdI. Occorre quindi correggere l’errore causa dello scarto e inviare nuovamente il documento. Andiamo avanti per chiarire ulteriormente le idee.
I tipi di notifica: cosa sapere e cosa fare nelle diverse situazioni
Come anticipato, una volta che la fattura è stata inviata al SdI, questo ci risponderà con una notifica che indica “cosa è successo” alla nostra fattura elettronica, un pò come accade per la raccomandata cartacea R/R, ma in tempo quasi reale e con molte più informazioni. Vediamo quali sono le notifiche possibili:
- Ricevuta di consegna: il SdI ha ricevuto la nostra fattura, ha effettuato il controllo formale e l’ha consegnata correttamente all’indirizzo telematico del destinatario. Il processo è andato a buon fine!
- Notifica di Mancata Consegna: il SdI ha effettuato con successo il controllo formale della fattura ed ha provato a consegnarla al destinatario. Per qualche motivo non dipendente dal fornitore, l’indirizzo di ricezione del destinatario non può ricevere la fattura (ad esempio la casella PEC è piena). In questo caso la fattura è stata trasmessa correttamente ma il destinatario per visualizzarla dovrà accedere alla propria area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Se la notifica è di tipo “Mancata Consegna” è necessario avvisare il destinatario e fornirgli una copia analogica della fattura elettronica, come chiarito dall’AdE nel Prot.n. 89757/2018 del 30 aprile).
- Notifica di Scarto: la nostra fattura non ha superato il controllo formale effettuato dal SdI. Di fatto la fattura non è stata trasmessa, in tal caso è necessario correggere l’errore e ripetere il procedimento. L’errore causa dello scarto viene segnalato all’interno della notifica, in questo modo sapremo con sicurezza cosa correggere prima di riemettere il documento con la stessa numerazione.
Se la fattura è destinata ad una PA, quest ultima può accettare o rifiutare il documento:
- Notifica esito committente: questa notifica si riceve se la PA destinataria della fattura ha inviato al SdI una notifica di “esito committente” nella quale indica se la fattura è stata accettata o rifiutata.
- Notifica di decorrenza termini: la PA ha 15 giorni per accettare o rifiutare la fattura. Passato questo intervallo di tempo in assenza di notifica di esito, sia il fornitore che la PA, ricevono una notifica di decorrenza termini.Con questa notifica il SdI comunica al destinatario (la PA) l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente (il fornitore) l’impossibilità di ricevere notifica di esito. Essa segnala che il Sistema di interscambio ha regolarmente concluso la gestione della fattura oggetto della notifica (ricezione e consegna alla PA). Pertanto dopo tale notifica il SdI scarterà la fattura, se re-inviata, e qualsiasi comunicazione ad essa relativa. La notifica di decorrenza non ha alcuna implicazione sulla verifica della correttezza e sulla successiva gestione della fattura da parte della PA interessata; tali aspetti restano di esclusivo dominio del rapporto tra fornitore e cliente.