Con l’approssimarsi delle scadenze legate al passaggio dalla fatturazione “cartacea” alla fatturazione elettronica, le aziende fanno i conti con nuovi obblighi e adempimenti. Tra questi compare la conservazione “a norma” delle fatture elettroniche.
Cosa si intende con la definizione “Conservazione a norma” dei documenti?
La Conservazione a norma o conservazione digitale sostitutiva, è un processo che permette di conservare i documenti in formato digitale garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
La validità legale del documento e del suo contenuto è garantito dall’apposizione sul documento di due “sigilli”:
- firma digitale,
- marca temporale, un “timbro” che garantisce l’esistenza del documento in un momento “temporalmente” preciso
Qual è la normativa di riferimento?
Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 riporta le regole tecniche ed i requisiti che i sistemi di conservazione digitale devono possedere per garantire autenticità e integrità dei documenti conservati. Nel testo vengono spiegati i Modelli organizzativi della conservazione, che può essere gestita da chi produce i documenti o affidata in maniera parziale o totale, a soggetti che offrono adeguate garanzie organizzative e tecnologiche come ad esempio, i soggetti accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgiD).
Negli articoli 6 e 7 del Decreto del 2013, vengono spiegati i ruoli e le responsabilità del Responsabile della conservazione (colui che produce il documento, nel nostro caso la fattura) il quale potrà, come chiarito in una FAQ pubblicata sul sito dell’AgiD, affidare (tramite delega scritta) il servizio di conservazione in outsourcing ad un soggetto privato il quale ricoprirà il ruolo di Responsabile del servizio di conservazione.
Entro quanto tempo devo conservare a norma le fatture?
La conservazione a norma dei documenti fiscali è regolata dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze (DMEF) del 17 giugno 2014, il quale ha previsto alcune semplificazioni per la dematerializzazione dei documenti fiscali, come ad esempio l’eliminazione dell’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture.
Il processo di conservazione dei documenti con valenza fiscale, quindi,è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, quindi entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (ad esempio, per le fatture emesse nel 2018, se la scadenza della dichiarazione dei redditi è fissata al 30 aprile, le fatture vanno conservate entro il 30 luglio 2019).
I documenti vanno tenuti in conservazione per 10 anni.
Cos’è il manuale di conservazione?
Come descritto dall’articolo 8 del DPCM del dicembre 2013, il Manuale di conservazione è un documento informatico che descrive in dettaglio l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Nel caso si decida di affidare il servizio di conservazione ad un terzo, sarà quest ultimo a provvedere alla stesura ed all’aggiornamento del manuale di conservazione.
In cosa consiste il processo di conservazione?
Nel processo di conservazione a norma, i documenti verranno conservati in “pacchetti” informativi che saranno di tre tipi.
I primi sono i pacchetti di versamento cioè i pacchetti che contengono una o più fatture da conservare.
Questi vengono poi convertiti in pacchetti di archiviazione tramite l’apposizione della firma digitale e della marca temporale la quale va a “congelare” i pacchetti che non potranno più essere modificati.
Infine l’esibizione dei documenti ai soggetti autorizzati, avviene attraverso la produzione dei pacchetti di distribuzione.
Il processo di conservazione è spiegato in dettaglio nell’articolo 9 del DPCM del dicembre 2013.
Vediamo sinteticamente alcuni passaggi, ricordando che il flusso completo deve essere descritto nel Manuale di Conservazione:
- il sistema di conservazione prende in carico il pacchetto di versamento;
- verifica del contenuto del pacchetto di versamento;
- generazione del rapporto di versamento relativo ad uno o piu’ pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale e una o piu’ “impronte”;
- la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell’allegato 4 del decreto stesso e secondo le modalita’ riportate nel manuale della conservazione;
- la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente;
- la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformita’ a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico;
- lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore;
Riferimenti normativi
> Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – DLG 7 marzo 2005
> DPCM del 3 dicembre 2013
> DMEF del 17 giugno 2014
> DPCM del 13 novembre 2014
> Linee Guida AgiD