L’obbligo di fatturazione elettronica, in vigore dal 1°gennaio per tutte le aziende, porta con sè anche l’obbligo di conservazione a norma (sostitutiva) dei documenti.
Abbiamo affrontato l’argomento in questo articolo >> e spiegato in cosa consiste la conservazione a norma, un adempimento meno conosciuto rispetto alla fatturazione elettronica.
Ricordando che ai sensi dell’Art. 5, comma 2 del DPCM del 3 dicembre 2013, la conservazione può essere affidata a soggetti pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, andiamo a considerare quali sono gli strumenti gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per adempiere a tale obbligo.
Conservazione a norma delle fatture tramite l’Agenzia delle Entrate: come aderire all’accordo di servizio
Per conservare a norma le fatture elettroniche che transitano – in emissione ed in ricezione – attraverso il Sistema di Interscambio, il contribuente dovrà sottoscrivere con l’Agenzia delle Entrate un accordo di servizio.
Ciò può essere fatto sul web attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate accedendo alla sezione “Fatture e Corrispettivi“.
E’ possibile accedere al portale attraverso le proprie credenziali Entratel/FiscoOnline (da richiedere presso l’Agenzia delle Entrate) oppure tramite credenziali SPID, o ancora utilizzando la propria CNS.
NOTA BENE: La password di accesso ai Servizi Telematici, per motivi di sicurezza, scade dopo 90 giorni e se l’utente prova ad accedere con le proprie credenziali, il sistema richiederà automaticamente l’aggiornamento della password di accesso. Sarà quindi sufficiente collegarsi a questa pagina>> inserire le credenziali in proprio possesso e seguire la procedura indicata per il rinnovo.
Si aprirà una prima schermata che vi chiederà il tipo di utenza di lavoro: persona fisica o incaricato.
Nel secondo caso dovrete scegliere per quale partita IVA volete operare.
Sulla nuova schermata, cliccate su “Fatturazione Elettronica“, come indicato in basso:
Una volta effettuato l’accesso, cliccare su “Accedi alla sezione conservazione”:
A questo punto, è possibile prendere visione dell’Accordo di servizio e del Manuale di Conservazione che spiegano le caratteristiche del sistema di conservazione.
Per aderire all’accordo basterà spuntare le due caselle, come da immagine sottostante e cliccare su Invia:
Dal giorno successivo alla data di sottoscrizione dell’accordo, le fatture che transiteranno attraverso il Sistema di Interscambio andranno direttamente in conservazione sostitutiva.
Come specificato nell’Art.4 dell’accordo di servizio, la convenzione ha durata di 3 anni, da rinnovare con apposita manifestazione di consenso nell’area riservata dell’utente.
Il cruscotto per il monitoraggio dello stato delle richieste
D’ora in poi, accedendo alla sezione Conservazione si aprirà una nuova schermata dove è possibile scegliere le operazioni possibili: inviare in conservazione manualmente le fatture antecedenti all’attivazione dell’accordo (è infatti possibile mandare manualmente in conservazione le proprie fatture xml, singolarmente o creando dei pacchetti in formato .zip che contengano al massimo 10 fatture); fare una richiesta di esibizione (ad esempio in caso di accertamento fiscale o di procedimenti giudiziari) o monitorare lo stato delle richieste già effettuate.
PRO e CONTRO del servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate
Considerando i PRO del servizio di conservazione a norma offerto dall’Agenzia delle Entrate, ritroviamo sicuramente l’economicità e la velocità di attivazione:
- gratuito e di facile attivazione
- conservazione dei documenti per 15 anni
- dal giorno successivo alla data di attivazione, ha inizio la conservazione automatica delle fatture sia emesse che ricevute che transitano attraverso il SdI
Per quanto riguarda i CONTRO, gli aspetti sono di tipo operativo. Il cruscotto da cui monitorare lo stato delle fatture è piuttosto spartano e ricercare le informazioni potrebbe essere un pò difficoltoso:
- cruscotto di non facile consultazione
- caricamento manuale delle fatture (per portare in conservazione le fatture antecedenti all’attivazione del servizio) un pò lento
