La PEC (Posta elettronica certificata) permette di inviare documenti e messaggi in formato elettronico con valore legale, in particolare rappresenta la versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Infatti, chi invia un messaggio tramite una casella PEC può sia attestare la data dell’invio, sia sapere se il suo messaggio è arrivato o meno a destinazione, tramite la ricevuta di ritorno. Perché un messaggio di PEC vada a buon fine è necessario che sia il mittente che il destinatario siano in possesso di PEC.
Vantaggi
L’utilizzo della PEC rende più agili, immediati ed economici gli scambi di informazioni tra i soggetti interessati. Inoltre, a differenza della trasmissione di documenti tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, l’invio di un messaggio è gratuito.
Come si acquista
Per ottenere una casella PEC, è necessario rivolgersi ad uno dei Gestori ufficiali autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale, in possesso dei requisiti previsti dalla normativa di riferimento. Costi e modalità di rilascio variano a seconda del gestore. Ecco un link per consultare un elenco dei gestori (vedi>>)
Obblighi
Dal 1º luglio 2013, la PEC rappresenta lo strumento da utilizzare obbligatoriamente per tutte le comunicazioni tra imprese e pubblica amministrazione. Le imprese individuali, le società di persone e di capitali, e i professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato devono quindi dotarsi di una casella PEC. L’indirizzo certificato va dichiarato al Registro delle imprese (per le imprese individuali e le società) o ai rispettivi Ordini (per i professionisti), che rappresentano le fonti a cui il Ministero per lo Sviluppo Economico attinge per aggiornare l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC), a disposizione di tutti sul portale online dedicato.
Come funziona
Il sistema di comunicazione alla base della PEC coinvolge quattro soggetti: il mittente, il destinatario e i gestori delle relative caselle certificate. Sia il primo che il secondo possono essere privati, pubbliche amministrazioni, imprese, enti, associazioni e altro.
Chi deve inviare il messaggio, lo compone normalmente, aggiungendo gli eventuali allegati. A questo punto, interviene il suo gestore di PEC che crea un messaggio esterno, denominato “busta di trasporto”, nel quale vengono inseriti il messaggio e gli eventuali documenti allegati. La busta di trasporto viene spedita al gestore PEC del destinatario, che si occuperà di recapitare il messaggio. Al mittente verrà inviata una ricevuta di accettazione dal suo gestore PEC e una ricevuta di consegna (o di mancata consegna, in caso di problemi) dal gestore PEC del destinatario. Il destinatario troverà nella sua casella PEC il messaggio inviato dal mittente, completo degli eventuali documenti allegati.
Novità per i cittadini
Il servizio di Postacertificat@ (CEC-PAC), gratuito e dedicato esclusivamente alle comunicazioni tra cittadini e pubblica amministrazione, è in fase di sospensione. Già dal 18 dicembre 2014 non vengono più rilasciate nuove caselle CEC-PAC, mentre quelle esistenti saranno mantenute attive solo in modalità di ricezione dal 18 marzo 2015 al 17 luglio 2015. Dal 18 luglio e fino al 17 settembre 2015, sarà esclusivamente consentito l’accesso alle caselle ai fini della consultazione e del salvataggio dei messaggi ricevuti. Dal 18 settembre, infine, sarà definitivamente inibito l’accesso alla propria casella. Lo scopo della progressiva eliminazione delle CEC-PAC è di far convergere tutte le comunicazioni di posta certificata su sistemi di PEC standard.
Riferimenti normativi
- Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (Valore legale dei documenti informatici e della trasmissione telematica)
- Legge 3/2003 (Estensione dell’uso della PEC nei rapporti tra Pubbliche Amministrazioni e privati)
- Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 (Regole e specifiche PEC)
- Decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82, (Codice dell’Amministrazione Digitale)
- Decreto legge 29 novembre 2008, n.185 – convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n.2 (Obblighi per le imprese e i professionisti)
- Decreto legge 18 ottobre 2012, n.179 – convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n.221 (Obblighi per le imprese individuali)
- Decreto attuativo del 19 marzo 2013 (Tempi e modalità di aggiornamento dell’INI-PEC)