Consultazione delle fatture elettroniche e Conservazione a norma: due servizi spesso confusi dagli operatori i quali credono che i due termini siano sinonimi.
Chiariamo quindi la differenza tra i due servizi ricordando che, per usufruire di entrambi, è necessaria l’accettazione di due accordi di servizio differenti.
Conservazione a norma delle fatture elettroniche
La Conservazione a norma delle fatture elettroniche è obbligatoria (art. 39,comm 3, DPR 633/72) e tale servizio come noto, non si limita alla memorizzazione delle fatture elettroniche sul pc o su altri tipi di supporto (es. chiavetta usb). Si tratta di un processo tecnico regolamentato dalla legge, che permette di conservare e archiviare diversi tipi di documenti elettronici (comprese le fatture) in modo sicuro, rendendoli immodificabili nel tempo.
Il servizio di Conservazione viene fornito da operatori privati certificati e in alternativa dall’Agenzia delle Entrate che offre gratuitamente il servizio di conservazione delle fatture che transitano attraverso il canale di interscambio per 15 anni, previa adesione all’accordo di servizio presente sul portale Fatture e Corrispettivi (qui l’articolo dedicato>>).
Consultazione delle fatture elettroniche
La Consultazione delle fatture elettroniche è un servizio facoltativo offerto dall’Agenzia delle Entrate disponibile previa adesione all’accordo di servizio presente sul portale Fatture e Corrispettivi.
Questo servizio è stato modificato in seguito ad alcune osservazione del Garante della Privacy secondo cui l’operatore iva deve esplicitare la propria volontà di mantenere in consultazione sul portale, il dettaglio delle fatture (natura, qualità e quantità dei beni e servizi elencati in fattura) che transitano attraverso i sistemi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
L’adesione al servizio di “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici” è disponibile, ad oggi, fino al 31 ottobre (Provvedimento 30/04/18 e succ. mod.).
Il servizio permetterà la consultazione dei file fattura fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di transito del documento attraverso il sistema di interscambio.
Cosa succede se solo una delle due parti aderisce all’accordo per la Consultazione delle fatture elettroniche?
Cosa accade se solo il fornitore aderisce all’accordo mentre lo stesso non viene fatto dal cliente, destinatario delle fatture? In questo caso l’Agenzia delle Entrate memorizza le fatture e rende disponibile in consultazione i file fattura solo al fornitore, cioè a colui che ha aderito all’accordo di servizio relativo alla consultazione delle fatture elettroniche.
Al soggetto che non ha aderito all’accordo, sono messi a disposizione in consultazione solo i “dati fattura” fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello della dichiarazione di riferimento.
Come aderire all’accordo per la Consultazione delle fatture elettroniche
Per aderire all’accordo per la “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici” basterà accedere al proprio portale “Fatture e Corrispettivi” (qui l’articolo che spiega come accedere al Portale>>). Tale operazione può essere effettuata anche dagli intermediari delegati (es. il proprio commercialista).
- Entrare nella sezione Consultazione cliccando su “Fatture elettroniche e altri dati iva”.
In alto comparirà l’avviso che segnala la possibilità di aderire all’accordo di servizio:
- Cliccando su “Vai all’adesione” si aprirà una finestra che permette di aderire all’accordo e di stampare e conservare una copia pdf del documento:
Alla fine il sistema ci avvisa che la richiesta di adesione è stata presa in carico ed è in corso di elaborazione. Si ricorda infine che l’accordo può essere revocato in qualsiasi momento.
